23 Sep Gestor documental para la evaluación de Médicos Internos Residentes (MIR).
Un hospital público de Valencia nos traslada la necesidad de estandarizar e informatizar todos los procedimientos necesarios para la evaluación, registro de actividades y entrevistas necesarias durante el periodo de residencia de sus médicos internos residentes (MIR).
Actualmente, todos estos procedimientos, que siguen los estándares que dicta la Administración pública, son llevados a cabo de manera manual por el personal de administración, los tutores y adjuntos de estos residentes, mediante la cumplimentación de formularios escritos a mano.
Al final del proceso de residencia de un médico, el volumen de esta información es muy extenso, y se necesitan los informes para dictar finalmente si un médico superó la residencia o no. Al estar todo en formato físico, puede llevar muchas veces a problemas por pérdida o confusión en la documentación.
Es por ello que se plantea la solución de programar una herramienta informática en formato de intranet web, para que tanto el personal médico del hospital, el personal administrativo, como los propios médicos residentes, puedan introducir la información necesaria para llevar a cabo las evaluaciones en el periodo de docencia, de una manera estandarizada, confiable y segura.
Solución implementada
En un proyecto de estas características, lo más complicado es definir al detalle todo el flujo de datos e información necesarios para llevar a cabo las evaluaciones. Para ello se estudiaron entre otros, los siguientes puntos:
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- ¿Qué información se necesita para dar de alta a los médicos residentes?
- ¿Cuál es la información necesaria en cada tipo de evaluación?
- ¿Qué documentación ha de presentar el médico residente?
- ¿Cuál es el flujo, periodicidad, normativa necesaria para llevar a cabo cada una de las evaluaciones? ¿Quién tiene que firmarlas? ¿Cuántas horas son necesarias en cada rotatorio?
- Las bajas por enfermedad, maternidad, etc.. ¿Cómo afectan a las evaluaciones?
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Todos estos sucesos, que pueden ocurrir a lo largo del periodo de residencia de un médico interno, se han trasladado a la aplicación y tenido en cuenta.
Todo esto requirió de horas de reuniones con el responsable encargado de la definición de procesos internos en el hospital y conocedor de los protocolos con la Administración Pública.
Tras recabar toda la información y estructurarla, se presentó un flujo de datos a los responsables del proyecto en el Hospital, para que este fuera validado y modificado en caso de que hubiera alguna errata en la información.
El resultado del trabajo fue una Plataforma web en la intranet del Hospital, donde se establecieron una serie de roles y accesos con contraseña para cada uno de los siguientes perfiles:
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- Super Administrador.
- Presidente del Comité Evaluador.
- Personal administrativo.
- Médico Adjunto.
- Médico Tutor.
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Cada uno de los distintos perfiles puede acceder a determinada información de forma acotada, excepto el perfil de Super Administrador y el del Presidente del Comité Evaluador, que aunque con algunas diferencias, pueden acceder a toda la información de la intranet.
La información que se puede introducir en esta aplicación tiene que ver con todo lo relacionado a la documentación necesaria para evaluar al médico residente, tanto las entrevistas, evaluaciones periódicas y anuales, como la información que debe cumplimentar el médico residente durante todo su periodo de evaluación.
Los informes / evaluaciones que se han de rellenar son:
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- Evaluación de rotaciones.
- Entrevistas tutor-residente.
- Evaluación anual del tutor.
- Evaluación Anual del Comité de Evaluación.
- Evaluación final de residencia.
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Todos estos informes y la documentación anexa quedan almacenadas y firmadas digitalmente por los responsables de los mismos, y por los residentes, allá donde se requiere su firma, como por ejemplo en las entrevistas tutor-residente.
El residente debe también llevar su propia documentación de toda la formación que reciben durante el periodo. La información que puede implementar el residente se realiza dentro del llamado “Libro del residente”, que es la siguiente:
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- Calendario de rotatorios.
- Intervenciones quirúrgicas.
- Asistencia a consultas externas.
- Interconsultas realizadas.
- Técnicas desarrolladas.
- Comunicaciones y publicaciones.
- Cursos y otros.
- Labores organizativas.
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La aplicación cuenta con ayudas online en todos los elementos. Así en caso de duda sobre cómo cumplimentar cualquier dato, existe esa ayuda en línea para solventar las preguntas más frecuentes.
Estos informes cumplimentados se pueden exportar en cualquier momento a formato PDF para su posterior consulta o impresión.
La aplicación contempla también las siguientes situaciones, que pueden llegar a darse en el caso de médicos residentes o del propio personal médico del hospital, como:
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- Control de qué residentes no tienen asignado un médico tutor.
- Liberación de residentes por parte de un tutor para que puedan ser asignados a otro
- Cese de médico tutor.
- Bajas por enfermedad o por embarazo / maternidad, donde el procedimiento de evaluación puede quedar congelado durante el tiempo de la baja. Existen controles temporales y de nº de evaluaciones que debe tener un médico residente para poder ser evaluado, entre otras cosas.
- Control de notas mínimas y máximas.
- Control de documentación a aportar inicialmente por el médico residente al inicio de la residencia.
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- Fotocopia del Documento identificativo por las 2 caras.
- Fotocopia del título por ambas caras.
- Documento de adjudicación de plaza.
- Declaración de confidencialidad.
- Contrato de trabajo con el hospital.
- Etc…
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En la aplicación contamos con más de 30 especialidades y cada una de ellas tiene definidos sus propios rotatorios. De este modo, a la hora de rellenar las evaluaciones se evitan posibles errores de transcripción.
Dentro de los rotatorios de cada especialidad, se pueden definir los objetivos docentes por cada año de residencia de esa especialidad. Con todo esto cumplimentado, a la hora de evaluar a los médicos residentes, todo queda perfectamente parametrizado y es más sencillo estandarizar los resultados.
No obstante, el sistema permite hacer las evaluaciones aunque los objetivos no estén especificados, indicándolos en el momento de la evaluación. Se ha diseñado el software de modo que sea lo más abierto posible, ya que muchas veces la cantidad de trabajo de los responsables no permite, por lo menos a corto plazo el rellenar toda la información necesaria para organizar los datos.
A la aplicación web se accede mediante certificado SSL, y toda la infraestructura que alberga tanto la aplicación, como la base de datos y la documentación tiene medidas de seguridad y copias redundantes, para que en caso de fallo del sistema, no se pierda ninguna información y la aplicación pueda reactivarse en el menor tiempo posible.
Siguientes fases del proyecto
El gestor documental y de evaluaciones es un proyecto vivo, donde se pretenden aportar nuevas funcionalidades derivadas del uso normal de la aplicación. Ya existen varias de ellas, y en breve se iniciará una fase II del mismo para mejorar y ampliar el sistema.
Esto es algo positivo para cualquier proyecto, ya que existen cuestiones que al cliente se le pueden escapar en el análisis inicial, y que con el día a día se van detectando esos nuevos requisitos.
Si desea ampliar más información al respecto, no dude en contactar con nosotros.